株式会社ワークライフバランス 代表取締役 小室淑恵 氏

 

ワークライフバランスコンサルタントで、18時に帰るチーム術の著者である小室淑恵さん。

限られた一日を最大限に活用する仕事術レクチャーしてくださいます。

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「定時に帰るための一日のスケジュール法とは?」というと、読者の皆さんはなんだか難しそうだなと感じられるかもしれませんが、分かりやすく言うと飲み会がある日はみんな帰れるでしょ?ということなんです。

「私は忙しいから帰れない!」が口グセの人も、
なぜか飲み会がある日は帰れます。それはなぜでしょうか。

飲み会がある日は、「何時までに仕事を絶対に終わらせなきゃ」
と自分自身で時間の制約を作ります。時間の制約があると、一つひとつの仕事を綿密に逆算してその日のスケジュールを組み立てることができます。また、絶対的な締切があるので集中力がとぎれず、中だるみもありません。

実は、きちんと成果を出して定時に帰る時間術のノウハウがここに凝縮されているんです。早い話が、飲み会に行く時の、この集中力を毎日発揮するだけでいいんです(笑)。カンタンに思えてきましたか?

 

もちろん、毎日飲み会があるわけではないので、普段は、何時までに仕事をサッと終わらせその後で、あれをしよう!これをしよう!とイメージしましょう。

これだけで、仕事に対する集中力、つまり仕事の効率が全く変わってきます。その日のプライベートが充実することで、次の日の仕事にもさらに良い影響を与えてくれるでしょう。

この意識をふだんから持つようにして、合わせて下で紹介の「仕事を見える化」するテクニックを身につけると、さらに一日の仕事のスピードがグン!と上がります。

 

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小さな用事が落とし穴! 時間は15分単位で考えよう!

スケジューリングをする時「時間は15分単位で考える」ことを私はお薦めしています。
それには大きな理由があります。

時間単位で一日のスケジュールを組んでしまうと、その日行わなければいけない小さな用事が見えなくなり、現実と大きなズレが出てきやすいからです。

例えば、一日のスケジュールを「Aの仕事に2時間、Bの仕事に2時間、Cに4時間かけよう」と組んだとします。
しかし、現実はどうでしょうか? 「お客様に電話をする」
「書類を確認する」「メールを返信する」

といった15分前後の小さな用事がこのスケジュールの中にいくつも入ってきます。もし、約15分の用事が10個あったら、それだけで全部で150分にもなります。

作成したスケジュールと実際の仕事の流れのズレをなるべく出さないためには、この15分単位の小さな用事を一日のスケジュールに予め組み込んでおくのがポイントです。

この15分単位の小さな用事をTo do listにまとめてあるので大丈夫!という方もいますが、それだけでは優先順位が整理されず、書いてある順に上から行うことになりがちです。

 

しかし、小さな用事でも優先順位が高いことは案外あります。優先順位の高い順に、小さな用事を済ましていく ためには、この用事は今日中にするべきものか明日以降でもよいのかを一度整理し、もし今日やらなければならないのなら、それをどこに挟むとベストかを考え ることが重要です。

 

締め切りが守れないのは、「時間見積り」をしていないから!

仕事には、必ず納期や締切があります。これを守れる人と守れない人がいます。
これは多くの場合、時間見積もりをしているか、していないかの差です。

締切をいつも守れる人はその仕事とそれにかける時間をセットで考えています。
締切をいつも守れない人はその仕事と締切日時だけをセットに考えています。

似ているようで、これは全く違うことです。
企画書作成の仕事が入った場合の、両者の仕事の進め方を比較してみると一目瞭然です。

 
 
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注意点としては、時間を見積もったら、それをちゃんとスケジュールに割り振ることが重要です。

そうでないと、手帳を見返した時に、一見スケジュールが空いているように見えるため、作成のための時間を確保しなければいけないのに、アポを入れてしまうという間違いが起きやすくなります。

 

 

最初の確認が重要! 優先順位を上手につける方法!

仕事の優先順位をつけるのが上手い人、下手な人が確実にいます。
この別れ目は仕事を受け取った時の確認の仕方にあります。

仕事を頼まれた時に安請け合いして仕事の中身をほとんど聞かない…
これが優先順位付けが下手な人のよくあるパターンです。


いざ取りかかる段になって、どのくらい優先すべき仕事かどうかの判断ができません。
その仕事にどれくらいの時間をかけるべきかも把握できません。

そして、何も手をつけていない状況で数日たってしまい、やっと不明点を上司に聞きに行く。
なぜ数日間もたってしまうかというと、どうすれば良いか一人で悩みすぎるからなんですね。

上司に分からないことを聞くことで、自分に能力がないと思われるというのは勘違いです。
絶対に最初の段階で聞くべきです。

そうすることで本人も優先順位やボリュームを正確に把握できます。
上司の感情としても、的確に理解して受け取っているなと感じるので安心して仕事を任せられます。
最初の細かい確認が重要、むしろ有能さをアピールできるのです。



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小室淑恵さんからのメッセージ

もし、あなたが「仕事を効率的に進めて定時に帰るなんて絶対ムリ!」と思い込んで しまっているのなら、上司が…取引先が…と周囲に原因があると感じ ているのかもしれません。

極端な方だと「帰れない原因の9割が周囲にある、だから私は帰れな い!」と考えてしまっているようです。

これは、完全に思考停止の状態です。
現状が良くなることはありません。

逆に、自分で何か変えられる所はないかな?と考えるとすぐに解決できることがいかに多いかに気づかされます。
ここで挙げるのはほんの一例ですが、周囲が原因という考えを、自分が原因という発想に改めるだけで以下のように改善できます。

 

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この他にも、自分自身の考えや行動を改善することで周囲が変わるということがよくあります。
つまり、一見すると周囲が悪いと見えることも、実は自分自身にも原因があるということは意外に多いのです。

世の中が厳しい分、誰かのせいにしても何もはじまりません。
小さなことでも自分から変えていくという意識を持つことで、自分は社会や会社の歯車の一つだという感覚がなくなります。

まずは、このスクールで覚えたことを実行してみましょう。
自分から何かを発信していけば、周囲は変わっていきます。
自分は社会とつながっていて、何でも変えられるんだ、とポジティブにものごとを考えられるようになりますよ。